글로벌 인재란 무엇인가? 해외 대학을 나와야 하는가? 주변에 외국인 친구가 많아야 하는가? 토종 한국인으로써 글로벌 인재로 거듭나기 위해서는 많은 시행착오와 경험을 필요로 한다. 글로벌 인재로 거듭나는 좋은 방법 중 하나는 "거울"같이 행동하는 것이다. 해당 국가의 파트너가 커뮤니케이션을 하는 방식, 상호 의견을 조율하는 방식, 이메일 주고 받는 방식을 배우고 따라 하는 것이다.
특히 물리적 거리가 분명히 존재하기 때문에, 글로벌 미팅을 하기 위해서는 스카이프, 구글 행아웃과 같은 화상 채팅 서비스를 사용해야 할 일이 잦아진다. 면대면 비즈니스 미팅에서도 각 문화권마다의 절차나 관례가 존재하는 것처럼, 이와 같은 원격 화상 회의에서도 일정한 에티켓은 존재한다.
오늘은 필자가 경험으로 습득해낸 몇 가지 국제 화상 회의 노하우를 공유하고자 한다. 스카이프와 구글 행아웃 둘 다 장단점이 있는데, 필자는 주로 구글 행아웃을 사용한다. 스카이프는 사전 예약이 힘들고, 2인 초과 영상 미팅을 하려면 추가 요금을 내야 하기 때문이다. 그럼 구글 행아웃을 통한 회의를 진행하기 위한 순서를 알아보자.
1. 영상테스트
만약 당신이 모더레이터(호스트)인 경우는 (시간이 허락해야겠지만) 모든 참석자와 구글 행아웃 미팅 시간 전에 영상 테스트를 반드시 해봐야 한다. 첫 예정된 미팅에 기술적 문제로 진행이 연기된다면 다른 모든 참석자의 시간을 뺏는 것과 마찬가지기 때문이다. 테스트를 할 경우, 구글 행아웃 인버테이션 이메일을 본 회의 이메일과 테스트 이메일을 두 가지를 보내서 참석자와의 테스트 시간과 본 시간을 참석자에게 사전 세팅해주는 것이다.
2. 회의 아젠다 공유
그 다음으로는 회의 아젠다 공유다. 최소 회의 1시간 전에는 (당연히 미리 공유할 수록 좋다) 구글 독스(워드, 엑셀 등)를 활용하여 참석자 명단, 주요 검토할 아젠다, 로드맵이 있는 일정을 공유해서 참석자가 각자의 역할에 대해 사전에 준비해올 수 있도록 여지를 주는 것이다. (하단은 기본 샘플)
3. 아젠다 별 검토
그럼 구글 행아웃이 시작될 경우, 각자 가볍게 인사를 한 후 모더레이터(호스트)는 그 동안의 현황에 대해 공유하고, 구글 독스에 있는 아젠다별로 검토해나간다. (이 때 주의사항이 회의 끝날 때까지 분명히 한 마디도 하지 않는 친구가 있을 것이다. 그 친구를 배려해서 말할 수 있는 시간을 주는 것도 예의다)
4. 미팅 일정 세팅
미팅이 끝날 시점에는 다음의 미팅 일정을 잡고 (다수 참여자라 바로 정할 수 없을 경우, 메일로 option 1, 2, 3 시간을 제공해서 공통적인 시간을 정한 후 전체 공유한다) 마무리 한다.
5. 진행 내용 공유
미팅이 끝나고 나면 모더레이터는 구글 독스를 활용하여 진행한 내용을 공유하여, 참석자들이 해당 독스를 숙지하고 추가 의견이 있을 경우 각자 가미할 수 있는 여건을 마련한다.
이상 간단한 구글 행아웃을 사용한 미팅 방법으로, 많은 방법 중 하나로써 인식을 하면 되겠다. 당연하다고 생각할 수 있으나, 최근 국제 회의를 하다보면 기본이 지켜지지 않는 경우가 많다. 앞으로 필자의 경험을 공유하고 독자분들의 피드백과 경험 공유를 통해 같이 글로벌 인재로 거듭나길 바란다.
