모든 이메일을 세 줄 이내로 작성해 보도록 노력할 것. 물론 때로는 세 줄을 넘어갈 수도 있겠지만, "이메일은 무조건 세줄 이내"라는 원칙을 염두에 두고 의식적인 노력을 하다 보면 짧게 쓰는데 좋은 훈련이 된다. 그리고 평소에 얼마나 이메일을 불필요하게 장황하게 썼는지를 깨닫게 된다.
Digg의 창업자이자 지금은 구글 벤처스에서 VC로 일하고 있는 케빈 로즈의 경우, 데스크탑에서 보내는 이메일에조차 signature에 "Sent from my iPhone"를 자동으로 붙인다고 한다. 약간의 치팅이지만, 짧은 이메일을 받았을 때 상대방이 좀더 잘 이해해 줄수도 있을 것이다. (그렇다고 모든 사람들이 이러한 이메일 치팅을 하는 것도 문제겠지만..) 가끔 정말 누가봐도 바쁜 사람들에게 이메일 답장이 올때가 있는데 그럴때 보면 끽해야 한두줄일 때가 많다. 하지만 또한 사실 한두줄이면 필요한 말 거의 할수 있기도 하다.
매일 이메일의 홍수에 시달린다고 불평하는 사람들 중에 많은 경우 자기 자신이 엄청난 양의 이메일을, 그것도 길게, 그리고 수많은 사람들 (때로는 all@)을 CC에 넣어서 보낼 때가 있다. 그러다보면 정말 이메일만 하다가 하루가 간다.
이메일 외에 다른 커뮤니케이션 방법도 고려할 것. 가끔 모든 것을 이메일로만 하려는 사람이 있는데 때로는 전화 한통, 미팅 한번, 산책 한번, 구글+ 행아웃 한번이 훨씬 더 효과적인 커뮤니케이션일 때가 있다.
그렇다고 이메일이 안 중요한 건 절대로 아니다. 특히 버추얼 협업이 점점 많아지는 추세에서 이메일은 갈수록 업무에 있어서 중요해지고 있다고 할수 있다. 그래서 나도 우리 팀원들에게 액션이 필요한 이메일의 경우 최장 24시간 내에 액션이 취해져야 한다는 소위 "이메일 협정(email pact)"를 부탁하곤 한다.
하지만 이메일 상에서 토론이 벌어지고 끝도없이 답신이 오가는 것은 건강하지 못하다. 축구로 치면 끊임없이 미드필드에서 가로로 패스가 오가는 것. 중요한 것은 골을 넣는 것인데 계속 공만 옆으로 돌리고 있으면 공과 선수의 이동거리는 길지만 벡터의 섬은 제로가 된다. 아무도 당신의 조직이 얼마나 서로에게 이메일을 잘 쓰는지로 당신의 조직을 평가하지 않는다. 당신의 조직이 만들어 내는 제품과 서비스, 그것만이 유일한 평가 기준이다. 이메일은 그 목적을 이루기 위해 반드시 필요한 커뮤니케이션의 한가지 방법일 뿐이지, 그것 자체가 목적이 절대로 아니다.
