일반적인 프로젝트 관리방안
1. 프로젝트 관리가 가장 발전한 산업은?
스타트업은 어떻게 보면 하나의 독립적인 프로젝트와 같다. 스타트업 비즈니스의 성장에 따라 그에 맞는 다양한 방법론이 제안되고 실행되고 있다. 그런데 이런 질문을 한 번 해보면 어떨까? 스타트업 이전에 프로젝트 관리방안이 가장 발전한 산업은 어디였을까?
플랜트 공사현장
역설적이게도 스타트업과 가장 먼 곳에 있을 만한 보수적인 산업인 건설업과 중공업이다. 건설업만 해도 빌딩에서부터 도로, 화학 플랜트, 발전소 등 다양한 분야의 프로젝트를 국내외뿐만 아니라 육상, 해상 그리고 해저에 만든다. 프로젝트마다 고객이 다르고, 현장마다 다른 성격의 인력들이 모인다.
이러한 환경에 적응하기 위해 건설업과 중공업에서는 필연적으로 관리방안이 발전할 수 밖에 없었다.
2. 프로젝트 관리의 일반적 요소
이에 따라 스타트업 비즈니스 이전에도 범용적인 프로젝트 방법론을 개발해 체계적으로 구축하려는 노력들이 다양하게 진행되어 왔다. 대표적인 기관이 바로 PMI(Project Management Institute)이며 여기서 수립한 프로젝트 관리방법론이 바로 PMBOK(Project Management Body of Knowledge)이다.
향후 스타트업을 준비할 계획을 가진이라면, 미리 PMBOK 자료를 입수하여 한 번 정도 살펴보는 것을 추천한다. 개인적으로는 PMBOK를 통해 프로젝트 관리의 기본틀을 이해한 후, 애자일 방법론을 활용하는 것이 옳다고 생각한다.
여기에는 프로젝트의 범위(Scope)∙일정(Time)∙예산(Cost)의 3가지 핵심요소를 중심으로, 이해관계자(Stakeholder), 위험(Risk), 품질(Quality) 등의 다양한 요소를 총괄적으로 관리하는 방법론이 정립되어 있다.
스타트업을 위한 프로젝트 관리방법의 등장
하지만 기존의 프로젝트 관리방법론들은 대부분 폭포수 모델(Waterfall Model)과 같은 잘 통제되고 정교한 관리방안의 도입을 전제로 하고 있었다. 건설업의 경우, 수주산업이기 때문에 고객의 니즈가 비교적 분명하게 나타나있었고, 대부분 이러한 니즈에 맞게 업무를 효율적으로 관리하는 것으로 충분했다.
스타트업에게는 고객의 니즈 자체가 불분명하다. 스타트업의 방법론들이 최대한 이른 단계(린 스타트업의 최소기능제품 'MVP' 출시)에서부터, 최대한 자주(애자일의 수주~수개월 단위 개발주기) 고객의 반응을 얻고 반영하는 방법론들을 정립해가는 배경에는 바로 고객의 니즈를 최대한 구체화해 제품에 반영하려는 목적이 전제되어 있다.
프로젝트 관리를 위한 솔루션 유형
스타트업을 위한 프로젝트 관리방법론의 등장에 따라 그에 맞는 비즈니스 툴도 필요하게 되었다. 뿐만 아니라 엔지니어링 중심으로 철저하게 효율성을 강조하고 개방적인 스타트업의 문화를 반영한 다양한 툴들이 제안되고 있다.
비즈니스를 위한 기본적인 툴들은 이미 오래전부터 개발되어 왔다. 우리는 이미 MS Office, Google Docs 등의 문서작성 툴을 활용해서 문서를 작성하고, 이메일을 활용해서 사내외에서 커뮤니케이션하는 데 익숙해져 있다. 넓게 보면 노트북도 사실은 업무용 디바이스로서 발전해왔고, 화이트보드와 같은 좀더 전통적인 툴도 있다.
이런 범용적인 툴 이외에 스타트업 환경에 좀 더 적합한 솔루션은 어떤 것이 있을까?
스타트업을 위한 비즈니스 솔루션 5선
1. 프로세스 관리툴, 지라(JIRA)
소프트웨어 개발 스타트업에서 가장 많이 활용되는 것이 바로 지라(JIRA)다. 지라는 스타트업에서 가장 많이 활용되는 애자일(Agile)이나 칸반(Kanban)에 기반을 둔 프로젝트 관리를 가능하게 해준다. 프로젝트마다 다른 워크플로우에 맞는 팀 빌딩과 프로세스 진도관리, 현황분석 등 종합적으로 지원하는 솔루션이다.
지라(JIRA) 자체는 주로 프로젝트 매니저(Project Manager)와 팀원 간의 의사소통에 적합하도록 만들어졌지만, 지라 솔루션을 제공하는 아틀라시안(Atlassian)은 이외에도 다양한 솔루션을 제공하고 있다.
프로젝트 매니지먼트를 위한 솔루션은 이미 다양하게 출시되어 있다. 지라(JIRA)와 같은 세분된 관리가 필요하지 않은 스타트업에서는 프로젝트 관리를 위해 트렐로(Trello)를 사용할 수 있다. 트렐로는 칸반(Kanban)을 도입한 스타트업에 간단하고 유용한 툴을 제안한다.
칸반(Kanban) 활용사례
프로젝트 관리자는 트렐로를 활용해 향후에 진행해야 할 프로젝트가 어떤 것이 있는지 공감대를 형성하고, 단계별로 지나치게 많은 프로젝트가 몰리지 않게 함으로써 조직 일부에 지나친 부담이 가는 것을 사전에 방지할 수도 있다.
간트 차트(Gantt chart) 사례
간트차트(Gantt Chart)는 프로젝트 일정 관리를 위한 핵심적인 도구다. 만약 별도로 간트차트 형식의 일정관리 도구가 필요하다면, 팀간트(teamgantt), 스마트시트(smartsheet)가 도움이 된다.
2. 미팅과 토론을 지원하는 솔루션, 비캔버스(BeeCanvas)
화이트보드는 팀 미팅에 매우 핵심적인 도구다. 팀원들은 각자 자신의 의견을 화이트보드에 직접 작성하거나 프리젠테이션함으로써 다른 팀원들과 의사소통한다.
그런데 이런 미팅이나 토론을 진행하기 위해서는 별도의 공간이 필요하다. 미팅룸은 언제나 예약으로 가득 차 있고, 화이트보드는 내 컴퓨터에 담긴 다양한 자료들을 보여주는 방법으로는 그다지 효율적이지 않다. 게다가, 미팅 결과를 사진을 찍거나 별도의 방법으로 보존해야 한다.
비캔버스(BeeCanvas)는 이러한 니즈를 가진 스타트업에 훌륭한 솔루션을 제공하고 있다. 화이트보드 위에서 동영상이나 메모, 그림 등으로 다양하게 커뮤니케이션하고 그 결과를 지속해서 공유할 수 있다.
3. 사내 이메일을 대신하는 팀 커뮤니케이션 툴, 잔디(JANDI)
업무와 관련된 커뮤니케이션의 기본적인 툴은 이메일이다. 이메일은 매우 편리한 방법이기는 하지만, 1:1 커뮤니케이션을 중심으로 만들어진 툴이기 때문에 팀 커뮤니케이션에는 적합하지 않은 부분이 있다. 이메일의 보완방안으로 다양한 채팅 둘들이 이미 사용되고 있지만, 이것 역시 1:1 커뮤니케이션에 적합하기는 마찬가지이다.
예를 들어 하나의 프로젝트에 새로운 멤버가 조인하는 경우에 그 멤버를 위해 기존의 이메일을 전부 공유시켜야 하는데, 그렇다고 해서 신규 멤버가 그 메일을 다 읽어보는 것 역시 매우 비효율적이다.
잔디(JANDI)는 이메일의 이러한 문제점을 파악하고, 채팅을 기반으로 팀 커뮤니케이션에 적합한 툴을 제안하고 있다. 프로젝트 단위의 방들이 존재하고, 신규 멤버도 기존의 커뮤니케이션을 확인할 수 있을 뿐만 아니라 메시지나 데이터를 검색하기도 편하다. 잔디 이외에 슬랙(Slack) 역시 간단하지만 안정된 서비스를 제공하고 있다.
4. 개인별 통합 워크툴을 제공하는 콜라비(collabee)
개인의 입장에서는 팀 커뮤니케이션 툴을 도입하더라도, 사외 커뮤니케이션을 위해서는 결국 이메일이 필요하다. 이메일을 통해 외부 이해관계자와의 커뮤니케이션을 해야 할 뿐만 아니라 다양한 정보들이 뉴스피드 등의 형태로 수집되기 때문이다.
또한 자신들의 업무리스트(to-do list)를 정리하고, 다양한 일정을 정하고 관리할 필요도 크다. 이와 관련된 수많은 툴들이 이미 상용화되어 있지만, 이 모든 일을 한꺼번에 할 수 있다면 더욱 편리해질 것이다.
콜라비(collabee)는 잔디(JANDI)나 슬랙(Slack)과 같은 프로젝트 중심의 이슈기반 커뮤니케이션툴이지만, 이처럼 프로젝트에 참여한 개인의 입장에서 필요한 다양한 커뮤니케이션 툴에 대한 통합니즈까지 고려하고 있다.
5. 비용관리가 필요하다면, 자비스(Jobis)
안정적인 매출을 확보하기까지 스타트업의 생존을 위해 필수적인 것이 비용관리이다. 비용관리를 위한 별도의 인력을 채용하기도 어렵고, 그렇다고 파운더가 모든 비용을 관리하기도 힘들다.
하지만 비용을 잘못 통제하면, 수익이 발생하는 시점에 도달하기도 전에 스타트업을 청산해야할 수도 있는 만큼, 비용 통제는 매우 중요한 문제이다. 자비스(Jobis)는 이러한 비용관리 문제에 대한 솔루션을 제공하고 있다.
자비스를 통해 영수증 사진을 찍고, 법인카드 번호를 제공하는 것으로 충분하다. 직원별 비용명세나 법인카드별 사용 내역, 기간별 비용 지출내역을 알 수 있도록 지원한다. 세무 관련 서비스도 별도로 지원하고 있다.
