*사내 메신저 : 야머와 같은 기업용 SNS를 통칭해서 이 글에서 사용하도록 한다. 사내 직원들만을 위해 메세지를 전달해주고 축적되는 모든 서비스를 말한다.
소통. 최근 리더들에게 필요한 덕목으로 많이 요구되고 있는 항목인데요. 소통의 사전적 의미를 보면 ‘막히지 않고 잘 통함, 뜻이 서로 통하여 오해가 없음’ 이라는 뜻을 가지고 있습니다. 뜻이 서로 통한다는 것은 꼭 리더뿐 아니더라도 연인 사이, 친구들 사이에서 꼭 필요한 요소일 것입니다. 연인 사이보다 더욱 끈끈하고 가족보다 더 오랜 시간 함께 생활을 해야 하는 스타트업 멤버들간에는 어떨까요? 당연히 매우 중요한 요소입니다.
보통 창업을 할 때 2~4명 정도 초기 멤버가 구성되는 경우가 많은데요. 당장의 큰 보상보다는 같은 뜻, 같이 그리는 큰 그림이 초기 멤버들의 동력이 됩니다. 언제나 처음처럼 모두가 하나 되어 같은 뜻을 가지고 간다면 얼마나 좋을까요? 그런데 사람이라는 동물이 한 없이 강한 동물이기도 하지만 한 없이 약한 동물이기도 하죠. 힘든 일을 겪거나, 다른 인력들이 많이 투입되고, 사업의 전략상 상황이 변하게 되면 처음과 같은 의지가 많이 사라지는 경우가 생깁니다. 처음에는 같은 뜻을 가지고 가던 팀원들도 하나 둘씩 다른 생각이 들게 되는 경우가 많아 지죠. 이러한 상황을 가장 잘 해결할 수 있는 방법이 바로 많은 대화를 해 나가는 것일 겁니다. 팀원들간에 불통이 아닌 소통을 하는 것이지요.
하지만 시간이 항상 부족한 스타트업기업들이 소통을 위해 매일 회의만 하고 있을 수는 없겠죠. 이러한 부분을 많이 해결해 줄 수 있는 도구가 바로 사내메신저입니다.
큰 기업들이야 자체 개발 혹은 자신들에게 적합하게 변형된 도구를 이용하는 경우가 많지만 스타트업에서는 가급적 비용지출을 줄이는 게 좋겠죠. 무료로 서비스되는 프로그램도 많기에 충분히 그 효과를 낼 수 있는 방법이 많이 있습니다. 야머나 페이스북 그룹, 퀵 등을 이용할 수 있는데요. 일대 다 커뮤니케이션이 가능하고, 데이터가 축적된다는 공통점이 있습니다. 회사 도메인 메일주소만으로 가입도 편하게 할 수 있지요.
자, 이제까지는 왜 사내메신저를 써야 하는지에 대해 말했다면, 이제는 그것이 주는 이점에 대해서 이야기해 보려고 합니다. 사내메신저는 결국 하나의 도구입니다. 도구는 그것을 어떻게 사용하느냐에 따라 사용자에게 다양한 효과를 전해주는데요. 메신저도 마찬가지죠. 어떤 부분에 방점을 찍느냐에 따라 다음과 같은 다양한 효과를 가지고 올 수 있습니다.
한국형 기업메신저인 Quik과 기업형 sns의 대표주자인 yammer
yammer는 얼마 전 MS사에 인수되었습니다. 오피스와의 결합을 통해 어떤 시너지를 창출할 것인지 기대되는데요. 두 서비스의 기능은 흡사하다고 할 수 있습니다. 가장 인기 있는 SNS 중 하나인 페이스북을 많이 닮았습니다. 웹 및 데스크탑 어플, 모바일 어플 모두 사용가능하며 간단한 파일 올림도 가능하지요. 경우에 따라서 불특정 다수를 향한 전체 메시지는 물론 특정인과 1대1 메시지 주고 받기도 가능합니다. 둘의 차이가 있다면 yammer는 동일한 도메인으로 가입이 가능한 반면, Quik는 메일 도메인은 상관이 없이 가능하다는 점입니다. yammer의 경우 이 분야의 선두주자답게 구글 캘린더 및 아웃룩 등과 사내일정 연동 하기, 특정 이슈에 대한 설문조사 등도 가능합니다.
사진설명: 상단 왼쪽부터 Quik과 yammer의 메인화면 그리고 마지막은 facebook을 닮은 yammer의 대화창.
구성원들의 시행착오 등 사례 공유
창업을 하고 경영활동을 하다 보면 각 구성원들 별로 크고 작은 상황에 직면하고 그에 대한 대처를 해나갈 텐데요. 이런 것을 공유한다면 어떨까요? 모든 일들을 다 문서로 만들거나 재교육하는 과정이 훨씬 수월해질 수 있습니다. 시행착오도 줄일 수 있구요. 예를 들어 팀원 중 누군가가 외부에 가서 고객을 만났다고 해봅시다. 그 때의 상황, 문제점 등을 편하게 기록하고 공유하는 것이지요. 아무래도 정해진 틀의 문서를 만든다고 하면 일로 느껴지지만 그냥 있었던 일들을 수다 떨듯이 다른 동료들에게 공유하는 것이죠. 그러면 다른 멤버들 중 외부사람을 만나는 일이 있을 때 그러한 점을 고려하게 될 거구요. 이렇게 데이터가 조금씩 쌓여가다 보면 상당한 사례가 모아질 겁니다. 인수인계에도 많은 도움이 되는데요. 업무 인수인계가 있을 때 인수자가 쉽게 그 분위기를 받아들일 수 있겠죠.
회의 대체 및 업무 지시
모 기업은 회의 시간에 그 회의 참석자들의 시급을 계산하고 합산하여 회의실 앞에 붙여둔다고 합니다. 그만큼 회의에 쓸데 없이 시간 낭비하는 것을 방지하자는 차원이겠죠. 생각보다 ‘회의주의자’들이 많거든요. 그렇다고 회의 자체를 줄일 수는 없습니다. 간단한 회의의 경우는 메신저를 통해서 대체하는 것은 어떨까요? 결국 어떠한 상황에 대한 보고나 의견개진 등이 회의 목적인 경우가 많은데요. 이럴 때 메신저를 활용하여 시간을 절약할 수 있을 겁니다. 업무 지시 역시 마찬가지로 활용할 수 있을 텐데요. 특정인에게만 보내는 메시지 등을 통해 업무 지시를 하면 기록으로 남아 있어 서로가 생각차이를 줄일 수 있는 효과도 가지고 올 것입니다. 이러한 내용이 축적되다 보면 위에서 언급한 것처럼 업무 인수인계도 많이 쉬워질 수 있겠죠.
아이디어 노트
일을 하기 싫을 때 다양한 잡생각이 들기 시작하면서 새로운 아이디어들이 떠오를 때가 많은데요. 현실성이 없는 것들도 상당히 많죠. 하지만 이런 아이디어들이 여러 사람들의 머리 속을 지나가면 여러 문제점에 대한 지적, 현실화를 위한 제반 사항 등이 추가될 수 있는데요. 사내 메신저를 이렇게 활용하는 겁니다. 자신의 생각을 올리고 그에 대한 다양한 생각들을 이어서 만들어 가는 것이지요. 단, 너무 심한 비판은 상대를 화나게 만들 수 있으니 적당한 예의를 지키는 것이 필요합니다. 이렇게 쌓여 지다 보면 매우 어려웠던 문제가 생각보다 쉽게 풀릴 수 있고, 새로운 사업모델이 나올 수 도 있겠죠.
스타트업만을 위한 간단 사보 만들기
어느 정도 규모가 있는 회사들은 대부분 사보를 발행하는데요. 사보는 사내보와 사외보로 구분할 수 있습니다. 직원들을 위한 사내보의 경우 기업에 대한 결속력을 다지고, 직원들에게 자부심을 느끼게 해주는 효과가 있습니다. 하지만 사보를 만들기 위해서는 엄청난 노력이 필요한데요. 이를 사내메신저를 통해서 보다 쉽게 그 효과를 누릴 수 있습니다. 각자 주제를 정해서 적정 주기 별로 올리기만 하면 됩니다. 디자인 편집 등은 이루어질 수 없지만 글을 통해 그 효과는 가져올 수 있습니다.
이 외에도 어떤 목적을 두느냐에 따라 다양한 방향으로 사용할 수 있습니다. 그런데 이러한 기능적 효과보다 가장 중요한 것이 팀원들의 의지입니다. 사내메신저의 기본적이 전제는 팀원들이 주도적으로 활용해야 한다는 것이죠. 이러한 서비스들을 어떻게 활용하느냐의 문제보다 소통을 어떻게 할 것인가에 대한 근본적인 물음이 먼저입니다. 그 후 적합한 도구를 선택하면 되는 것입니다. 조직 내에 의사소통에 문제가 있다고 생각되는 조직 그리고 급격히 직원이 늘어나고 있는 조직은 특히 의사소통문제가 중요한 이슈일 텐데요. 사내메신저로 효율적이고 즐거운 소통공간을 만들어 보는 건 어떨까요?
